Informativa sulla protezione dei dati

La presente informativa descrive come i dati personali vengono trattati nell'ambito dell'utilizzo di IMOZ.CH (di seguito imoz), un software svizzero di gestione locativa gestito in modalità SaaS. Essa si applica al sito imoz.ch, all'applicazione web autenticata e alle applicazioni mobili, nonché ai documenti generati dal servizio. È redatta conformemente alla legge federale sulla protezione dei dati del 25 settembre 2020 (nLPD) e alla relativa ordinanza di esecuzione.

imoz è un editore di software: fornisce uno strumento di gestione e non incassa mai i canoni di locazione né le garanzie dei suoi utenti. L'unico flusso di denaro ricevuto da imoz è l'abbonamento al servizio. imoz non fornisce consulenza giuridica; per la responsabilità e la portata del servizio, La preghiamo di fare riferimento alle condizioni generali.

Il titolare del trattamento, ai sensi dell'art. 5 lett. j nLPD, è DIZZUS GmbH, con sede a Zug (Svizzera), numero IDE CHE-469.903.322. Qualsiasi richiesta relativa alla protezione dei dati può essere inoltrata tramite il modulo della pagina Aiuto (imoz.ch/support) o per posta all'indirizzo indicato alla sezione 14.

Tale qualifica vale per i dati del conto del locatore stesso. Per i dati che il locatore inserisce sui propri inquilini e candidati, il ruolo di imoz è diverso ed è precisato alla sezione 5. Essendo DIZZUS GmbH stabilita in Svizzera, l'obbligo di designare un rappresentante in Svizzera (art. 14 nLPD, che riguarda i titolari stabiliti all'estero) non si applica.

imoz tratta diverse categorie di dati, a seconda della persona interessata. Dati del conto del locatore: identità, indirizzo di posta elettronica, indirizzo postale, IBAN e, se del caso, le informazioni della sua società (ragione sociale, IDE/UID, numero di IVA, logo). Dati operativi inseriti dal locatore: beni, immobili, contratti di locazione, pagamenti e arretrati, spese, conteggi delle spese accessorie, verbali di consegna con foto, richieste degli inquilini e annunci. Dati degli inquilini e dei cointestatari: identità, recapiti, lingua di corrispondenza, dati del contratto di locazione, storico dei pagamenti, documenti e richieste. Dati dei candidati: identità, situazione personale e professionale, redditi e documenti del dossier di candidatura.

A seconda dei casi, alcuni di questi dati possono costituire dati personali degni di particolare protezione ai sensi dell'art. 5 lett. c nLPD; essi beneficiano allora di una protezione rafforzata. imoz non raccoglie volontariamente dati degni di particolare protezione non necessari alla gestione locativa e invita i locatori a non inserirne senza una base legale.

I dati sono trattati per: fornire il servizio di gestione locativa (gestione dei contratti di locazione, monitoraggio e riconciliazione dei canoni senza incasso, solleciti fino alla messa in mora, verbali di consegna, conteggi, candidature); generare documenti con valore probatorio e contabile (contratti di locazione, polizze QR, solleciti, disdette, attestati, conteggi); gestire il conto, l'abbonamento e la fatturazione; comunicare con gli utenti; garantire la sicurezza del servizio e prevenire gli abusi; rispettare gli obblighi legali di DIZZUS, in particolare contabili.

Il trattamento si basa sull'esecuzione del contratto concluso con il locatore, sul rispetto di obblighi legali (in particolare la conservazione contabile dell'art. 958f del Codice delle obbligazioni) e, quando la legge lo esige, sul consenso. La nLPD non subordina il trattamento lecito a una base legale formale come il RGPD; tali motivi sono indicati a titolo di trasparenza (art. 31 nLPD).

Al momento dell'inserimento di un bene, imoz propone un completamento automatico degli indirizzi svizzeri. A tal fine il server di imoz interroga il servizio pubblico di geoinformazione della Confederazione (swisstopo, geo.admin.ch), gestito in Svizzera, facendo da proxy: viene trasmessa unicamente la stringa di indirizzo o il codice postale inserito, per ottenere le proposte corrispondenti, a esclusione di qualsiasi identificatore di utente o indirizzo IP.

Controllo automatico dei giustificativi (opzione a pagamento): quando il locatore attiva questa funzione, i documenti interessati (ad es. attestato di responsabilità civile o garanzia di locazione) sono analizzati da un modello di analisi delle immagini gestito sull'infrastruttura propria di DIZZUS GmbH in Svizzera, al solo scopo di verificarne la natura e la leggibilità. Tali documenti non sono trasmessi ad alcun fornitore terzo in questa occasione. Potendo costituire dati sensibili ai sensi dell'art. 5 lett. c nLPD, il loro accesso resta limitato e il risultato dell'analisi ha valore puramente indicativo, senza decisione automatizzata con effetti giuridici.

Per i dati del conto del locatore (identità, recapiti, abbonamento), DIZZUS GmbH è titolare del trattamento. Per i dati che il locatore inserisce sui propri inquilini e candidati, è il locatore a determinare le finalità e i mezzi: il locatore è titolare del trattamento e imoz agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 9 nLPD, vale a dire che tratta tali dati per conto e su istruzione del locatore. Ai locatori può essere proposto un contratto di responsabile del trattamento per disciplinare tali obblighi.

imoz fornisce al locatore i mezzi per informare le persone interessate al momento della raccolta (art. 19 nLPD), ad esempio una menzione al deposito di una candidatura. Gli inquilini e i candidati che desiderano esercitare un diritto sui propri dati si rivolgono in linea di principio al locatore interessato, titolare del trattamento; imoz, nella sua qualità di responsabile del trattamento, lo assiste secondo le modalità convenute.

imoz non vende né noleggia i dati personali. Possono essere comunicati a responsabili del trattamento strettamente necessari al funzionamento del servizio, ciascuno vincolato da un contratto di trattamento dei dati.

Stripe, per il pagamento sicuro dell'abbonamento. Stripe, Inc. (sede negli Stati Uniti) tratta i dati di fatturazione (identità, dati della carta o IBAN, importi e date di fatturazione) al fine di prelevare l'abbonamento presso il Suo istituto bancario o emittente. Tale trattamento comporta un trasferimento dei Suoi dati di pagamento verso gli Stati Uniti, Paese terzo ai sensi dell'art. 16 nLPD. imoz si assicura che tale trasferimento benefici di garanzie contrattuali riconosciute (clausole contrattuali tipo) al fine di garantire un livello di protezione adeguato ai sensi degli art. 16 e 17 nLPD. L'informativa sulla privacy di Stripe è disponibile su stripe.com.

Resend (fornitore stabilito nell'Unione europea), per l'invio delle e-mail transazionali: inviti degli inquilini, solleciti e diffide di pigione, notifiche di richieste e conteggi delle spese accessorie. Resend tratta l'indirizzo e-mail del destinatario e il contenuto del messaggio. L'Unione europea figura tra gli Stati riconosciuti dal Consiglio federale come garanti di un livello di protezione adeguato.

Cloudflare, per l'instradamento e la protezione del traffico. L'insieme del traffico del sito e dell'applicazione (imoz.ch e la sua interfaccia applicativa) transita attraverso la rete di Cloudflare, Inc. (sede negli Stati Uniti), che assicura la risoluzione dei nomi di dominio (DNS), la cifratura TLS delle connessioni, terminata presso Cloudflare, nonché la protezione contro attacchi e robot, tra cui il servizio Turnstile sul modulo di contatto. Cloudflare tratta a tal fine l'indirizzo IP, i dati tecnici di connessione e, in modo transitorio, il contenuto degli scambi tra il browser e imoz, senza conservarli oltre quanto richiesto da tale servizio. Tale trattamento può comportare un trasferimento verso gli Stati Uniti, Paese terzo ai sensi dell'art. 16 nLPD; esso è disciplinato da garanzie riconosciute, ossia lo Swiss-U.S. Data Privacy Framework, al quale Cloudflare è certificata, o in mancanza clausole contrattuali tipo, ai sensi degli art. 16 e 17 nLPD.

La firma elettronica avanzata (AES) e qualificata (QES) degli atti che lo richiedono si baserà su Skribble, fornitore stabilito in Svizzera. Questa funzionalità è in fase di attivazione e non è ancora attiva; quando lo sarà, Skribble tratterà l'identità e la firma della persona firmataria nonché il documento da firmare.

I dati possono inoltre essere comunicati alle autorità quando la legge lo impone. imoz tiene un registro aggiornato dei propri trattamenti e dei propri responsabili del trattamento.

L'infrastruttura di imoz è self-hosted: il backend (database PostgreSQL, autenticazione, interfaccia applicativa e archiviazione dei file) gira su un server dedicato, senza ricorso a un database esterno gestito da terzi. La sovranità dei dati è un principio guida del progetto.

Questo server dedicato è gestito in Svizzera da DIZZUS GmbH stessa; nessun hoster terzo interviene nella messa a disposizione né nella gestione dell'infrastruttura. I dati aziendali risiedono quindi in Svizzera; le sole comunicazioni a fornitori sono quelle descritte alla sezione 6.

I dati sono conservati solo per il tempo necessario alle finalità perseguite, poi cancellati o anonimizzati. Si applica una riserva importante: in virtù dell'art. 958f del Codice delle obbligazioni, i libri e i documenti contabili o con valore probatorio devono essere conservati per dieci anni. Di conseguenza, alcuni documenti (contratti di locazione, polizze QR, attestati, conteggi, messe in mora e copie canoniche degli atti) non possono essere cancellati immediatamente su richiesta di una persona, anche in presenza di una richiesta di cancellazione valida: essi sono conservati almeno fino alla scadenza del termine legale di dieci anni, con accesso limitato, e poi anonimizzati o cancellati.

Quando un locatore lascia il servizio, i dati non sono distrutti indistintamente: la soppressione tiene conto dei ruoli, in modo che la partenza del locatore non privi l'inquilino dell'accesso al proprio contratto di locazione, e i documenti soggetti a conservazione sono anonimizzati anziché distrutti quando ciò è possibile. Le durate precise per categoria sono documentate nel registro dei trattamenti.

Dossier di candidatura: i documenti delle candidature respinte (identità, situazione, redditi, giustificativi) sono cancellati automaticamente sei mesi dopo il deposito della candidatura, salvo obbligo legale contrario o controversia in corso. Le candidature accettate seguono la sorte dei dati del contratto corrispondente. Poiché questi dossier possono contenere dati personali degni di particolare protezione ai sensi dell'art. 5 lett. c nLPD, il loro accesso è limitato per tutta la durata di conservazione.

Conformemente alla nLPD, ogni persona interessata dispone dei diritti seguenti: accesso (art. 25), che permette di sapere se dei dati che la riguardano sono trattati e di ottenerne una copia, in linea di principio gratuitamente (art. 25 cpv. 6); rettifica dei dati inesatti; cancellazione o distruzione (art. 25 cpv. 1), fatti salvi gli obblighi legali di conservazione descritti alla sezione 8; portabilità, ossia la consegna dei dati in un formato elettronico corrente (art. 28); opposizione a un trattamento o revoca di un consenso.

imoz mette a disposizione una funzione di esportazione completa e riutilizzabile dei dati del conto. Per esercitare tali diritti, inoltri la Sua richiesta tramite il modulo della pagina Aiuto (imoz.ch/support) o per posta a DIZZUS GmbH, Chamerstrasse 172, 6300 Zug, Svizzera; può essere richiesta una verifica ragionevole dell'identità al fine di evitare qualsiasi divulgazione a un terzo. imoz non prende decisioni individuali automatizzate che producono effetti giuridici (art. 21 nLPD): la riconciliazione dei pagamenti e i solleciti di pigione sono semplici ausili, privi di portata giuridica propria. Un sollecito di cortesia può essere inviato automaticamente all'inquilino dopo un termine di grazia successivo alla scadenza, mentre gli atti con portata giuridica, in particolare la messa in mora e la disdetta, non sono mai automatici e restano attivati o convalidati dal locatore. La persona interessata può infine adire l'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) e, se del caso, i tribunali.

imoz attua misure tecniche e organizzative adeguate (art. 8 nLPD). L'isolamento tra locatori si basa su un controllo d'accesso a livello delle righe della banca dati (Row Level Security), che costituisce il contratto di autorizzazione unico del servizio ed è oggetto di test automatizzati anti-regressione. Le comunicazioni sono cifrate in transito (TLS). L'accesso al conto è protetto da una politica delle password con lunghezza minima, da limitazioni di frequenza sui tentativi di autenticazione, dalla scadenza della sessione in caso di inattività e da una disconnessione che cancella i dati in cache. Le operazioni sensibili (ad esempio la modifica dell'IBAN o la soppressione del conto) richiedono una nuova autenticazione al momento della loro esecuzione. Le modifiche sensibili sono oggetto di un registro.

In caso di violazione della sicurezza dei dati che comporti un rischio elevato per le persone interessate, imoz segue una procedura di notifica all'IFPDT e, se del caso, alle persone interessate (art. 24 nLPD). Quando imoz agisce come responsabile del trattamento per i dati di inquilini o candidati, segnala nel più breve termine al locatore titolare ogni violazione di cui è a conoscenza (art. 24 cpv. 3 nLPD).

imoz limita i cookie e i traccianti allo stretto necessario al funzionamento del servizio, ad esempio per mantenere la sessione dell'utente autenticato e garantire la sicurezza. Per la sola misurazione aggregata dell'audience, imoz utilizza Plausible Analytics, auto-ospitato da DIZZUS GmbH in same-origin (nessun trasferimento a terzi), senza cookie né identificatore individuale: le statistiche sono anonime e non permettono di identificare un visitatore, pertanto non è richiesto alcun consenso. imoz non condivide dati di navigazione a fini di profilazione e non utilizza alcun tracciante pubblicitario. L'instradamento e la protezione del traffico da parte di Cloudflare (cfr. sezione 6), compreso Turnstile sul modulo di contatto, servono unicamente alla sicurezza del servizio: Cloudflare non vi deposita alcun tracciante pubblicitario né cookie di misurazione dell'audience, e gli eventuali cookie tecnici che utilizza sono strettamente necessari a tale scopo.

Alcuni documenti hanno valore probatorio e sono associati a una pagina di verifica pubblica all'indirizzo imoz.ch/verify seguito da un identificativo univoco. Tale identificativo figura unicamente nel codice QR stampato sul documento: la pagina è quindi accessibile solo a chi possiede già il documento, e gli identificativi, casuali, non possono essere né indovinati né enumerati.

Per le fotografie del verbale di consegna, la pagina mostra l'immagine di riferimento sigillata da imoz e informazioni minime per il confronto: l'oggetto interessato, il locale e la data di scatto. La pagina precisa se la fotografia proviene da un verbale firmato da entrambe le parti o da una bozza; l'identità completa delle parti è ripresa nella scheda solo per un verbale firmato da entrambe, altrimenti il nome del conduttore è ridotto alle sue iniziali. Le firme sono firme elettroniche semplici (SES), tracciate a mano in presenza di entrambe le parti (art. 267a CO). Queste informazioni figurano già sul documento presentato; la pagina si limita a confermarne l'autenticità e l'integrità (impronta SHA-256). Nessun dato del contratto (pigione, spese, garanzia), nessun recapito (indirizzo, telefono, e-mail) né alcun identificativo tecnico sono esposti.

Finché si applica la conservazione legale, il punto di verifica è mantenuto per preservarne il valore probatorio. Quando l'account del locatore viene eliminato, o quando un documento e la sua impronta lo sono al termine dei periodi di conservazione, la verifica pubblica corrispondente non restituisce più alcuna informazione.

imoz può modificare la presente informativa, in particolare per tenere conto di evoluzioni legali, tecniche o dell'attivazione di nuovi responsabili del trattamento. La versione applicabile è quella pubblicata su imoz.ch. In caso di modifica sostanziale, gli utenti ne sono informati con un mezzo appropriato. La data dell'ultimo aggiornamento figura in cima alla pagina.

Per qualsiasi domanda relativa alla presente informativa o all'esercizio dei Suoi diritti, contatti DIZZUS GmbH, Chamerstrasse 172, 6300 Zug (Svizzera), UID CHE-469.903.322, per posta o tramite il modulo della pagina Aiuto (imoz.ch/support). Lei dispone inoltre del diritto di rivolgersi all'IFPDT, autorità di vigilanza competente in Svizzera. È applicabile il diritto svizzero, fatti salvi i fori imperativi previsti dalla legge.