Conteggio delle spese e spese accessorie: allestire un conteggio solido
Un conteggio delle spese è opponibile al conduttore soltanto se ogni voce poggia su una base contrattuale, su costi effettivi e su una ripartizione verificabile. Il punto di partenza non è contabile, è giuridico: senza una pattuizione speciale nel contratto di locazione, le spese accessorie si reputano comprese nella pigione netta e nulla può essere fatturato a posteriori (art. 257a cpv. 2 CO). Questa pagina si rivolge al locatore che intende fatturare e conteggiare le proprie spese in modo difendibile, dal controllo della clausola fino al conteggio dettagliato voce per voce.
Aggiornato al 07.2026
La procedura in quattro fasi
- 1Verificare che le spese siano pattuite nel contratto
Prima di qualsiasi calcolo, verifichi che il contratto di locazione indichi le voci che intende addebitare (riscaldamento, acqua calda, acqua e depurazione, rifiuti, elettricità delle parti comuni, portineria, ascensore, tra le altre). Le spese accessorie sono a carico del conduttore soltanto se ciò è stato pattuito espressamente (art. 257a cpv. 2 CO). Una clausola generica del tipo spese accessorie a carico del conduttore è fragile: ogni voce deve essere menzionata individualmente. Una voce non prevista nel contratto resta compresa nella pigione netta e non è fatturabile, anche se è stata realmente sostenuta.
- 2Raccogliere i costi effettivi del periodo, voce per voce
Raccolga, per l'esercizio, le spese realmente sostenute e comprovate da giustificativi: fatture dell'energia, contratti di manutenzione, letture dei contatori, tasse d'esercizio legate all'uso. Nel conteggio rientrano unicamente i costi effettivi, senza margine né utile (art. 257b cpv. 1 CO). Escluda a questo stadio ciò che compete al locatore: manutenzione straordinaria, grandi riparazioni, rinnovazioni che aumentano il valore, ammortamenti, interessi sul capitale, amministrazione generale, le spese di manutenzione e riparazione della cosa locata anche correnti, e la quota di portineria che eccede la pulizia delle parti comuni.
- 3Ripartire secondo la chiave e allestire il conteggio dettagliato
Ripartisca le spese comuni dello stabile secondo una chiave oggettiva e stabile: superficie in m2, volume, numero di locali, oppure letture dei contatori individuali per i consumi misurabili. La chiave deve essere adeguata alla voce e comprensibile. Allestisca poi un conteggio dettagliato che indichi, per ogni rubrica, il costo complessivo dello stabile, la chiave applicata, la quota parte dell'alloggio, gli acconti già versati e il saldo.
- 4Notificare il conteggio, consentire la consultazione, conguagliare
Trasmetta il conteggio al conduttore almeno una volta all'anno (art. 4 cpv. 1 OLAL), entro un termine ragionevole dopo la chiusura dell'esercizio o del periodo di riscaldamento. Su sua richiesta, consenta la consultazione dei giustificativi (art. 257b cpv. 2 CO). Proceda poi al conguaglio degli acconti: il saldo è fatturato se i costi effettivi lo superano, l'eccedenza è restituita nel caso contrario. Il termine di pagamento del saldo decorre soltanto da un conteggio regolare e dettagliato, una volta onorata la consultazione.
1.Quali spese il locatore può fatturare
Art. 257a cpv. 1 e 2 CO, art. 257b cpv. 1 CO, art. 256 e 259 COUna spesa è addebitabile soltanto se soddisfa due condizioni cumulative: essere stata pattuita espressamente nel contratto di locazione e costituire una prestazione connessa all'uso della cosa ai sensi dell'art. 257b cpv. 1 CO. Si tratta di spese d'esercizio periodiche (riscaldamento, acqua calda, acqua e depurazione, rifiuti, elettricità delle parti comuni, spese di servizio e di manutenzione periodica degli impianti comuni come l'ascensore o la centrale termica, pulizia delle parti comuni, tasse legate all'uso), addebitate al costo effettivo, senza margine.
Restano a carico del locatore e non possono mai figurare nel conteggio, nemmeno con l'accordo del conduttore: le spese di manutenzione e riparazione della cosa locata, anche correnti, che rientrano nell'obbligo del locatore finanziato dalla pigione netta (art. 256 e 259 CO), la manutenzione straordinaria e le grandi riparazioni, le rinnovazioni che aumentano il valore, gli ammortamenti, gli interessi sul capitale, le imposte gravanti sulla proprietà, l'amministrazione generale dello stabile, e la quota di portineria relativa a lavori pesanti o che aumentano il valore. Il confine si gioca tra l'esercizio del bene, che è ammissibile, e la manutenzione o il miglioramento della sua sostanza, che non lo è.
2.Acconti o forfait, e il conteggio annuale di conguaglio
Art. 4 cpv. 2 OLAL, art. 257a COIl contratto di locazione organizza la riscossione delle spese secondo uno di due sistemi, che non si combinano per una stessa voce. Con gli acconti, il conduttore versa importi periodici a valere, e il locatore allestisce ogni anno un conteggio che concilia: saldo fatturato o eccedenza restituita. È il regime che rispecchia i costi reali e che dà pieno significato al conteggio dettagliato. L'acconto deve tuttavia restare proporzionato ai costi effettivi prevedibili: un acconto manifestamente sopravvalutato può essere contestato e ridotto dal conduttore in sede di conciliazione, anche se il conteggio annuale concilia in seguito il saldo. Lo calibri sulla media delle spese reali conosciute.
L'importo forfettario è un importo fisso, senza conteggio annuale. La sua contropartita legale è che deve corrispondere alla media delle spese effettive calcolata su tre anni (art. 4 cpv. 2 OLAL). Un forfait manifestamente superiore ai costi reali è abusivo e può essere ridotto. Il forfait vincola il locatore in entrambi i sensi: non consente alcun recupero se i costi lo superano, e non autorizza mai una fattura complementare di saldo.
3.Conteggio dettagliato, chiave di ripartizione e diritto di consultazione
Art. 257b cpv. 2 CO, art. 4 OLALIl conduttore ha il diritto di consultare i giustificativi (art. 257b cpv. 2 CO). Questo diritto fonda l'esigenza di un conteggio dettagliato, voce per voce: per ogni rubrica, il costo complessivo dello stabile, la chiave applicata, la quota parte dell'alloggio, gli acconti versati e il saldo. Un conteggio globale di una sola riga non soddisfa l'obbligo e non fa decorrere il termine di pagamento.
In uno stabile, le spese comuni si ripartiscono secondo una chiave oggettiva e costante: superficie, volume, numero di locali, oppure consumi rilevati da contatore. Nessuna chiave è imposta dalla legge, ma deve essere adeguata alla voce, spiegabile al conduttore e stabile da un esercizio all'altro. Una chiave mutevole o non motivata viene contestata. Essa figura sul conteggio stesso.
4.Riscaldamento e acqua calda: il regime dell'art. 5 OLAL
Art. 5 a 7 OLALIl riscaldamento e la preparazione dell'acqua calda soggiacciono a un regime proprio, con un'enumerazione tassativa dei costi imputabili. Rientrano unicamente le spese effettive direttamente connesse all'esercizio dell'impianto: combustibile ed energia, elettricità d'esercizio dei bruciatori e delle pompe, energie di sostituzione, pulizia e spazzacamino, revisione periodica e disincrostazione, lettura e conteggio dei contatori nonché la loro manutenzione, spese amministrative del conteggio.
Ciò che è fuori elenco non è imputabile: la sostituzione della caldaia, un nuovo impianto e le riparazioni importanti sono investimenti a carico del locatore. Nemmeno il riscaldamento degli alloggi sfitti può essere addebitato ai conduttori presenti. La ripartizione avviene mediante una chiave adeguata oppure, quando esistono, mediante le letture dei contatori individuali.
Ciò che rende il conteggio contestabile
Una voce che non è indicata individualmente nel contratto si reputa compresa nella pigione netta e non è fatturabile, anche se è stata realmente sostenuta (art. 257a cpv. 2 CO). Una clausola onnicomprensiva non basta. In sede di conciliazione, la voce litigiosa viene semplicemente stralciata dal conteggio.
Manutenzione e riparazioni della cosa locata anche correnti, manutenzione straordinaria, grandi riparazioni, rinnovazioni che aumentano il valore, ammortamenti, interessi sul capitale e amministrazione generale non rientrano mai nel conteggio. Mescolare in una stessa voce una prestazione d'esercizio e un intervento che aumenta il valore rende sospetta l'intera voce e la espone a riduzione.
Un conteggio globale senza suddivisione voce per voce non fa sorgere l'obbligo di pagamento del saldo. Rifiutare o differire la consultazione dei giustificativi (art. 257b cpv. 2 CO) sospende il pagamento: il locatore che pretende un saldo pur negando l'accesso ai giustificativi perde su entrambi i fronti.
Il forfait deve corrispondere alla media delle spese effettive calcolata su tre anni (art. 4 cpv. 2 OLAL); fissato troppo alto, è abusivo e riducibile, e non autorizza alcuna fattura complementare. Anche un acconto manifestamente sopravvalutato è contestabile e riducibile in sede di conciliazione, indipendentemente dal conguaglio annuale. Ogni margine, arrotondamento a proprio favore o costo non effettivo aggiunto al conteggio esce dal quadro dell'art. 257b CO.
Allestire un conteggio delle spese dettagliato, per stabile
imoz allestisce il conteggio delle spese dettagliato per stabile a partire dai costi effettivi che Lei inserisce, con una chiave di ripartizione parametrabile (superficie, volume, locali o contatori) e una suddivisione voce per voce: costo complessivo, quota parte dell'alloggio, acconti dedotti e saldo. Ottiene un documento verificabile, quello che fonda il diritto di consultazione. imoz è uno strumento di gestione: la selezione delle voci ammissibili e l'esigenza di una clausola nel contratto competono al Suo apprezzamento o a quello del Suo consulente.
Gratuito, senza carta di credito. Tariffazione per contratto di locazione attivo.
Domande frequenti
Posso fatturare spese non previste nel contratto di locazione?+
No. Le spese accessorie sono a carico del conduttore soltanto se sono state pattuite espressamente (art. 257a cpv. 2 CO). In assenza di una clausola che indichi la voce, questa si reputa compresa nella pigione netta e non può essere fatturata a posteriori. Addebitare nel corso della locazione una spesa fino ad allora compresa nella pigione presuppone una modifica del contratto mediante il modulo ufficiale, con corrispondente riduzione della pigione netta.
Acconto o forfait: quale sistema scegliere?+
Gli acconti impongono un conteggio annuale che concilia il saldo o l'eccedenza e rispecchiano i costi reali; devono restare proporzionati ai costi effettivi prevedibili, poiché un acconto manifestamente sopravvalutato è riducibile in sede di conciliazione. Il forfait è un importo fisso senza conteggio, ma deve corrispondere alla media delle spese effettive calcolata su tre anni (art. 4 cpv. 2 OLAL); non consente né recupero né fattura di saldo. Una stessa voce rientra in un solo sistema, e il regime iscritto nel contratto vincola il locatore.
Il conduttore può consultare le fatture?+
Sì. Su sua richiesta, il locatore deve consentire la consultazione dei giustificativi: fatture, contratti, conteggi del fornitore di energia e base della chiave di ripartizione (art. 257b cpv. 2 CO). Questo diritto fonda l'esigenza di un conteggio dettagliato. Rifiutare la consultazione sospende l'obbligo di pagare il saldo.
Quali spese sono ammissibili in un conteggio delle spese?+
Soltanto le spese effettive legate all'uso della cosa, addebitate senza margine (art. 257b cpv. 1 CO): riscaldamento, acqua calda, acqua e depurazione, rifiuti, elettricità delle parti comuni, servizio e manutenzione periodica degli impianti comuni, tasse d'esercizio, purché siano pattuite nel contratto. Sono escluse le spese di manutenzione e riparazione della cosa locata, anche correnti, che restano a carico del locatore a titolo di pigione netta (art. 256 e 259 CO), la manutenzione straordinaria, le rinnovazioni che aumentano il valore, gli ammortamenti, gli interessi e l'amministrazione generale. Al di fuori del riscaldamento e dell'acqua calda (art. 5 OLAL), non esiste un elenco legale esaustivo: ogni voce deve superare entrambi i requisiti, essere pattuita nel contratto e corrispondere a un costo d'esercizio effettivo.
Come ripartire le spese in uno stabile?+
Secondo una chiave oggettiva, adeguata alla voce e applicata in modo costante: superficie in m2, volume, numero di locali, oppure letture dei contatori individuali per i consumi misurabili. Nessuna chiave è imposta dalla legge, ma deve essere comprensibile e stabile, e figurare sul conteggio. Per il riscaldamento e l'acqua calda, il diritto cantonale dell'energia impone spesso un conteggio individuale mediante contatori negli stabili interessati, da verificare secondo il cantone e l'anno di costruzione.
Questa pagina fornisce un'informazione generale sul diritto svizzero della locazione (art. 257a e 257b CO, OLAL) e non costituisce una consulenza giuridica individuale. Ogni situazione, in particolare la validità di una clausola contrattuale o l'ammissibilità di una voce litigiosa, si valuta caso per caso. Per una questione precisa, consulti un avvocato o l'autorità di conciliazione in materia di locazione.