Nebenkostenabrechnung und Nebenkosten: eine Abrechnung erstellen, die standhält
Eine Nebenkostenabrechnung ist dem Mieter nur entgegenzuhalten, wenn jede Position auf einer vertraglichen Grundlage, auf tatsächlichen Kosten und auf einer nachprüfbaren Verteilung beruht. Der Ausgangspunkt ist nicht buchhalterisch, sondern rechtlich: Ohne besondere Vereinbarung im Mietvertrag gelten die Nebenkosten als im Nettomietzins inbegriffen, und es kann nachträglich nichts verrechnet werden (Art. 257a Abs. 2 OR). Diese Seite richtet sich an den Vermieter, der seine Nebenkosten belegbar verrechnen und abrechnen will, von der Prüfung der Vertragsklausel bis zur detaillierten Abrechnung Position für Position.
Stand: 07.2026
Das Verfahren in vier Schritten
- 1Prüfen, ob die Nebenkosten im Mietvertrag vereinbart sind
Bevor Sie überhaupt rechnen, prüfen Sie, ob der Mietvertrag die Positionen bezeichnet, die Sie überwälzen wollen (Heizung, Warmwasser, Wasser und Abwasser, Kehricht, Allgemeinstrom, Hauswartung, Aufzug, unter anderem). Die Nebenkosten gehen nur zulasten des Mieters, wenn dies besonders vereinbart wurde (Art. 257a Abs. 2 OR). Eine allgemeine Klausel wie Nebenkosten zulasten des Mieters ist anfällig: Jede Position muss einzeln benannt werden. Eine im Mietvertrag nicht ausdrücklich genannte Position bleibt im Nettomietzins inbegriffen und ist nicht verrechenbar, selbst wenn sie tatsächlich angefallen ist.
- 2Die tatsächlichen Kosten der Periode zusammenstellen, Position für Position
Stellen Sie für die Abrechnungsperiode die tatsächlich angefallenen und durch Belege ausgewiesenen Auslagen zusammen: Energierechnungen, Wartungsverträge, Zählerablesungen, gebrauchsabhängige Betriebsabgaben. In die Abrechnung fliessen nur die tatsächlichen Kosten, ohne Zuschlag und ohne Gewinn (Art. 257b Abs. 1 OR). Scheiden Sie an dieser Stelle aus, was zulasten des Vermieters geht: ausserordentlicher Unterhalt, grosse Reparaturen, wertvermehrende Renovationen, Amortisation, Kapitalzinsen, allgemeine Verwaltung, die Kosten für Unterhalt und Reparatur der Mietsache, auch die laufenden, sowie der Teil der Hauswartung, der über die Reinigung der gemeinschaftlichen Räume hinausgeht.
- 3Nach dem Verteilschlüssel aufteilen und die detaillierte Abrechnung erstellen
Verteilen Sie die gemeinschaftlichen Kosten der Liegenschaft nach einem sachlichen und beständigen Schlüssel: Fläche in m2, Volumen, Zimmerzahl oder individuelle Zählerablesungen für die messbaren Verbräuche. Der Schlüssel muss zur Position passen und nachvollziehbar sein. Erstellen Sie anschliessend eine detaillierte Abrechnung, die für jede Rubrik die Gesamtkosten der Liegenschaft, den angewandten Schlüssel, den Anteil der Wohnung, die bereits geleisteten Akontozahlungen und den Saldo ausweist.
- 4Die Abrechnung zustellen, die Belegeinsicht gewähren, ausgleichen
Stellen Sie dem Mieter die Abrechnung mindestens einmal jährlich zu (Art. 4 Abs. 1 VMWG), innert angemessener Frist nach Abschluss der Abrechnungsperiode oder der Heizperiode. Auf sein Verlangen gewähren Sie Einsicht in die Belege (Art. 257b Abs. 2 OR). Gleichen Sie danach die Akontozahlungen aus: Der Saldo wird verrechnet, wenn die tatsächlichen Kosten sie übersteigen, der Überschuss wird im umgekehrten Fall zurückerstattet. Die Zahlungsfrist für den Saldo beginnt erst mit einer ordnungsgemässen und detaillierten Abrechnung, nachdem die Einsicht gewährt wurde.
1.Welche Kosten der Vermieter verrechnen darf
Art. 257a Abs. 1 und 2 OR, Art. 257b Abs. 1 OR, Art. 256 und 259 OREine Kostenposition ist nur überwälzbar, wenn sie zwei Voraussetzungen kumulativ erfüllt: Sie muss im Mietvertrag besonders vereinbart worden sein und eine Leistung im Zusammenhang mit dem Gebrauch der Sache im Sinne von Art. 257b Abs. 1 OR darstellen. Es handelt sich um wiederkehrende Betriebsauslagen (Heizung, Warmwasser, Wasser und Abwasser, Kehricht, Allgemeinstrom, Kosten für den periodischen Service und Unterhalt der gemeinschaftlichen Anlagen wie Aufzug oder Heizzentrale, Reinigung der gemeinschaftlichen Räume, gebrauchsabhängige Abgaben), die zum tatsächlichen Kostenbetrag überwälzt werden, ohne Zuschlag.
Zulasten des Vermieters bleiben und dürfen niemals in die Abrechnung aufgenommen werden, selbst mit dem Einverständnis des Mieters: die Kosten für Unterhalt und Reparatur der Mietsache, auch die laufenden, die zur mit dem Nettomietzins finanzierten Pflicht des Vermieters gehören (Art. 256 und 259 OR), der ausserordentliche Unterhalt und die grossen Reparaturen, die wertvermehrenden Renovationen, die Amortisation, die Kapitalzinsen, die auf dem Eigentum lastenden Steuern, die allgemeine Verwaltung der Liegenschaft sowie der Teil der Hauswartung, der schwere oder wertvermehrende Arbeiten betrifft. Die Grenze verläuft zwischen dem Betrieb der Sache, der zulässig ist, und dem Unterhalt oder der Verbesserung ihrer Substanz, der es nicht ist.
2.Akontozahlung oder Pauschale, und die jährliche Ausgleichsabrechnung
Art. 4 Abs. 2 VMWG, Art. 257a ORDer Mietvertrag regelt die Erhebung der Nebenkosten nach einem von zwei Systemen, die sich für dieselbe Position nicht vermischen lassen. Bei Akontozahlungen leistet der Mieter periodische Zahlungen à conto, und der Vermieter erstellt jedes Jahr eine ausgleichende Abrechnung: Saldo verrechnet oder Überschuss zurückerstattet. Dies ist die Ordnung, welche die tatsächlichen Kosten abbildet und der detaillierten Abrechnung ihren vollen Sinn gibt. Die Akontozahlung muss gleichwohl im Verhältnis zu den voraussehbaren tatsächlichen Kosten bleiben: Eine offensichtlich überhöhte Akontozahlung kann vom Mieter im Schlichtungsverfahren angefochten und herabgesetzt werden, auch wenn die Jahresabrechnung den Saldo anschliessend ausgleicht. Bemessen Sie sie am Durchschnitt der bekannten tatsächlichen Auslagen.
Die Pauschale ist ein fester Betrag, ohne Jahresabrechnung. Ihre gesetzliche Gegenleistung besteht darin, dass sie dem Durchschnitt der tatsächlichen Auslagen der letzten drei Jahre entsprechen muss (Art. 4 Abs. 2 VMWG). Eine Pauschale, die offensichtlich über den tatsächlichen Kosten liegt, ist missbräuchlich und kann herabgesetzt werden. Die Pauschale bindet den Vermieter in beide Richtungen: Sie erlaubt keine Nachforderung, wenn die Kosten sie übersteigen, und berechtigt niemals zu einer zusätzlichen Saldorechnung.
3.Detaillierte Abrechnung, Verteilschlüssel und Einsichtsrecht
Art. 257b Abs. 2 OR, Art. 4 VMWGDer Mieter hat das Recht, die Belege einzusehen (Art. 257b Abs. 2 OR). Dieses Recht begründet das Erfordernis einer detaillierten Abrechnung, Position für Position: für jede Rubrik die Gesamtkosten der Liegenschaft, den angewandten Schlüssel, den Anteil der Wohnung, die geleisteten Akontozahlungen und den Saldo. Eine pauschale Abrechnung auf einer einzigen Zeile genügt der Pflicht nicht und setzt die Zahlungsfrist nicht in Gang.
In einer Liegenschaft werden die gemeinschaftlichen Kosten nach einem sachlichen und beständigen Schlüssel verteilt: Fläche, Volumen, Zimmerzahl oder durch Zähler erfasste Verbräuche. Kein Schlüssel ist gesetzlich vorgeschrieben, doch er muss zur Position passen, dem Mieter erklärbar und von einer Abrechnungsperiode zur nächsten beständig sein. Ein wechselnder oder unerklärter Schlüssel wird angefochten. Er ist auf der Abrechnung selbst aufzuführen.
4.Heizung und Warmwasser: die Ordnung von Art. 5 VMWG
Art. 5 bis 7 VMWGDie Heizung und die Warmwasseraufbereitung unterliegen einer eigenen Ordnung, mit einer abschliessenden Aufzählung der anrechenbaren Kosten. Erfasst werden nur die tatsächlichen Auslagen, die unmittelbar mit dem Betrieb der Anlage zusammenhängen: Brennstoff und Energie, Betriebsstrom für Brenner und Pumpen, Ersatzenergien, Reinigung und Kaminfegerarbeiten, periodische Revision und Entkalkung, Ablesung und Abrechnung der Zähler sowie deren Unterhalt, Verwaltungskosten der Abrechnung.
Was ausserhalb dieser Liste steht, ist nicht anrechenbar: der Ersatz des Heizkessels, eine neue Anlage und bedeutende Reparaturen sind Investitionen zulasten des Vermieters. Auch die Beheizung leerstehender Wohnungen darf nicht auf die verbleibenden Mieter überwälzt werden. Die Verteilung erfolgt nach einem geeigneten Schlüssel oder, wo sie vorhanden sind, nach den individuellen Zählerablesungen.
Was die Abrechnung anfechtbar macht
Eine Position, die im Mietvertrag nicht einzeln bezeichnet ist, gilt als im Nettomietzins inbegriffen und ist nicht verrechenbar, selbst wenn sie tatsächlich angefallen ist (Art. 257a Abs. 2 OR). Eine Auffangklausel genügt nicht. Im Schlichtungsverfahren wird die streitige Position schlicht aus der Abrechnung gestrichen.
Unterhalt und Reparaturen der Mietsache, auch die laufenden, ausserordentlicher Unterhalt, grosse Reparaturen, wertvermehrende Renovationen, Amortisation, Kapitalzinsen und allgemeine Verwaltung gehören nie in die Abrechnung. Wird in einer einzigen Position eine Betriebsleistung mit einem wertvermehrenden Eingriff vermischt, so wird die ganze Position fragwürdig und der Herabsetzung ausgesetzt.
Eine pauschale Abrechnung ohne Aufschlüsselung Position für Position löst die Pflicht zur Zahlung des Saldos nicht aus. Die Einsicht in die Belege zu verweigern oder hinauszuzögern (Art. 257b Abs. 2 OR) hemmt die Zahlung: Der Vermieter, der einen Saldo fordert und zugleich den Zugang zu den Belegen verschliesst, verliert auf beiden Ebenen.
Die Pauschale muss dem Durchschnitt der tatsächlichen Auslagen der letzten drei Jahre entsprechen (Art. 4 Abs. 2 VMWG); zu hoch angesetzt, ist sie missbräuchlich und herabsetzbar, und sie berechtigt zu keiner zusätzlichen Rechnung. Eine offensichtlich überhöhte Akontozahlung ist ebenfalls anfechtbar und im Schlichtungsverfahren herabsetzbar, unabhängig vom jährlichen Ausgleich. Jeder Zuschlag, jede vorteilhafte Aufrundung oder jeder nicht tatsächliche Kostenbetrag, der in die Abrechnung aufgenommen wird, fällt aus dem Rahmen von Art. 257b OR.
Eine detaillierte Nebenkostenabrechnung erstellen, pro Liegenschaft
imoz erstellt die detaillierte Nebenkostenabrechnung pro Liegenschaft aus den tatsächlichen Kosten, die Sie erfassen, mit einem konfigurierbaren Verteilschlüssel (Fläche, Volumen, Zimmer oder Zähler) und einer Aufschlüsselung Position für Position: Gesamtkosten, Anteil der Wohnung, abgezogene Akontozahlungen und Saldo. Sie erhalten ein nachprüfbares Dokument, jenes, das das Einsichtsrecht begründet. imoz ist ein Verwaltungswerkzeug: Die Auswahl der zulässigen Positionen und das Erfordernis einer Vertragsklausel obliegen Ihrer Beurteilung oder derjenigen Ihrer Rechtsberatung.
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Häufige Fragen
Darf ich Nebenkosten verrechnen, die im Mietvertrag nicht vorgesehen sind?+
Nein. Die Nebenkosten gehen nur zulasten des Mieters, wenn sie besonders vereinbart wurden (Art. 257a Abs. 2 OR). Fehlt eine Klausel, welche die Position bezeichnet, so gilt diese als im Nettomietzins inbegriffen und kann nicht nachträglich verrechnet werden. Eine bis dahin im Mietzins inbegriffene Kostenposition während der Mietdauer zu überwälzen, setzt eine Vertragsänderung mit dem amtlichen Formular voraus, mit entsprechender Senkung des Nettomietzinses.
Akontozahlung oder Pauschale: welches System wählen?+
Die Akontozahlungen verlangen eine Jahresabrechnung, die den Saldo oder den Überschuss ausgleicht, und bilden die tatsächlichen Kosten ab; sie müssen im Verhältnis zu den voraussehbaren tatsächlichen Kosten bleiben, wobei eine offensichtlich überhöhte Akontozahlung im Schlichtungsverfahren herabsetzbar ist. Die Pauschale ist ein fester Betrag ohne Abrechnung, muss aber dem Durchschnitt der tatsächlichen Auslagen der letzten drei Jahre entsprechen (Art. 4 Abs. 2 VMWG); sie erlaubt weder eine Nachforderung noch eine Saldorechnung. Eine einzelne Position untersteht nur einem System, und die im Mietvertrag festgehaltene Ordnung bindet den Vermieter.
Darf der Mieter die Rechnungen einsehen?+
Ja. Auf sein Verlangen muss der Vermieter Einsicht in die Belege gewähren: Rechnungen, Verträge, Abrechnungen des Energielieferanten und Grundlage des Verteilschlüssels (Art. 257b Abs. 2 OR). Dieses Recht begründet das Erfordernis einer detaillierten Abrechnung. Die Einsicht zu verweigern, hemmt die Pflicht zur Zahlung des Saldos.
Welche Kosten sind in einer Nebenkostenabrechnung zulässig?+
Nur die tatsächlichen, mit dem Gebrauch der Sache verbundenen Auslagen, ohne Zuschlag überwälzt (Art. 257b Abs. 1 OR): Heizung, Warmwasser, Wasser und Abwasser, Kehricht, Allgemeinstrom, periodischer Service und Unterhalt der gemeinschaftlichen Anlagen, Betriebsabgaben, soweit sie im Mietvertrag vereinbart sind. Ausgeschlossen sind die Kosten für Unterhalt und Reparatur der Mietsache, auch die laufenden, die als Bestandteil des Nettomietzinses zulasten des Vermieters bleiben (Art. 256 und 259 OR), der ausserordentliche Unterhalt, die wertvermehrenden Renovationen, die Amortisation, die Zinsen und die allgemeine Verwaltung. Ausserhalb von Heizung und Warmwasser (Art. 5 VMWG) besteht keine abschliessende gesetzliche Liste: Jede Position muss beide Prüfungen bestehen, im Mietvertrag vereinbart sein und einem tatsächlichen Betriebskostenaufwand entsprechen.
Wie werden die Nebenkosten in einer Liegenschaft verteilt?+
Nach einem sachlichen, zur Position passenden und beständig angewandten Schlüssel: Fläche in m2, Volumen, Zimmerzahl oder individuelle Zählerablesungen für die messbaren Verbräuche. Kein Schlüssel ist gesetzlich vorgeschrieben, doch er muss nachvollziehbar und beständig sein und auf der Abrechnung aufgeführt werden. Für Heizung und Warmwasser schreibt das kantonale Energierecht in den betroffenen Liegenschaften häufig eine individuelle Verbrauchsabrechnung mittels Zählern vor, was je nach Kanton und Baujahr zu prüfen ist.
Diese Seite vermittelt allgemeine Informationen zum schweizerischen Mietrecht (Art. 257a und 257b OR, VMWG) und stellt keine individuelle Rechtsberatung dar. Jede Situation, insbesondere die Gültigkeit einer Mietvertragsklausel oder die Zulässigkeit einer streitigen Position, ist im Einzelfall zu beurteilen. Für eine konkrete Frage wenden Sie sich an einen Anwalt oder an die Schlichtungsbehörde in Mietsachen.