Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Personendaten im Rahmen der Nutzung von IMOZ.CH (nachfolgend imoz), einer Schweizer Immobilienverwaltungssoftware, die im SaaS-Modus betrieben wird, bearbeitet werden. Sie gilt für die Website imoz.ch, die authentifizierte Webanwendung und die mobilen Anwendungen sowie für die vom Dienst erzeugten Dokumente. Sie ist in Übereinstimmung mit dem Bundesgesetz über den Datenschutz vom 25. September 2020 (DSG) und seiner Ausführungsverordnung verfasst.

imoz ist ein Softwareanbieter: Es stellt ein Verwaltungswerkzeug bereit und zieht zu keinem Zeitpunkt die Mietzinse oder die Sicherheiten seiner Nutzer ein. Der einzige Geldfluss, den imoz erhält, ist das Abonnement für den Dienst. imoz erbringt keine Rechtsberatung; für die Haftung und den Umfang des Dienstes verweisen wir Sie auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Verantwortlicher für die Bearbeitung im Sinne von Art. 5 Bst. j DSG ist die DIZZUS GmbH mit Sitz in Zug (Schweiz), UID-Nummer CHE-469.903.322. Jede den Datenschutz betreffende Anfrage kann über das Formular der Hilfeseite (imoz.ch/support) oder per Post an die in Abschnitt 14 genannte Adresse gerichtet werden.

Diese Einordnung gilt für die Daten des Kontos des Vermieters selbst. Für die Daten, die der Vermieter zu seinen Mietern und Bewerbern erfasst, ist die Rolle von imoz eine andere und wird in Abschnitt 5 erläutert. Da die DIZZUS GmbH in der Schweiz niedergelassen ist, gilt die Pflicht zur Bezeichnung einer Vertretung in der Schweiz (Art. 14 DSG, der auf im Ausland niedergelassene Verantwortliche abzielt) nicht.

imoz bearbeitet mehrere Datenkategorien, je nach betroffener Person. Daten des Vermieterkontos: Identität, E-Mail-Adresse, Postadresse, IBAN und gegebenenfalls die Angaben seines Unternehmens (Firma, UID, Mehrwertsteuernummer, Logo). Vom Vermieter erfasste Geschäftsdaten: Objekte, Liegenschaften, Mietverträge, Zahlungen und Rückstände, Ausgaben, Nebenkostenabrechnungen, Übergabeprotokolle mit Fotos, Anfragen der Mieter und Inserate. Daten der Mieter und Mitmieter: Identität, Kontaktdaten, Korrespondenzsprache, Mietvertragsdaten, Zahlungshistorie, Dokumente und Anfragen. Daten der Bewerber: Identität, persönliche und berufliche Situation, Einkommen und Unterlagen des Bewerbungsdossiers.

Je nach Fall können bestimmte dieser Daten besonders schützenswerte Personendaten im Sinne von Art. 5 Bst. c DSG darstellen; sie geniessen dann einen verstärkten Schutz. imoz erhebt nicht freiwillig besonders schützenswerte Daten, die für die Immobilienverwaltung nicht erforderlich sind, und fordert die Vermieter auf, solche ohne gesetzliche Grundlage nicht zu erfassen.

Die Daten werden bearbeitet, um: den Dienst der Immobilienverwaltung zu erbringen (Verwaltung der Mietverträge, Überwachung und Abgleich der Mietzinse ohne Einzug, Mahnungen bis zur Inverzugsetzung, Übergabeprotokolle, Abrechnungen, Bewerbungen); Dokumente mit Beweis- und Buchhaltungswert zu erzeugen (Mietverträge, QR-Rechnungen, Mahnungen, Kündigungen, Bescheinigungen, Abrechnungen); das Konto, das Abonnement und die Rechnungsstellung zu verwalten; mit den Nutzern zu kommunizieren; die Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten und Missbrauch vorzubeugen; die gesetzlichen Pflichten von DIZZUS, namentlich die buchhalterischen, zu erfüllen.

Die Bearbeitung stützt sich auf die Erfüllung des mit dem Vermieter geschlossenen Vertrags, auf die Einhaltung gesetzlicher Pflichten (namentlich die buchhalterische Aufbewahrung gemäss Art. 958f OR) und, soweit das Gesetz es verlangt, auf die Einwilligung. Das DSG unterstellt die rechtmässige Bearbeitung nicht wie die DSGVO einer formellen Rechtsgrundlage; diese Gründe werden zu Transparenzzwecken angegeben (Art. 31 DSG).

Bei der Erfassung eines Objekts bietet imoz eine automatische Vervollständigung der Schweizer Adressen an. Der Server von imoz fragt zu diesem Zweck den öffentlichen Geoinformationsdienst des Bundes ab (swisstopo, geo.admin.ch), der in der Schweiz betrieben wird: Es wird ausschliesslich die eingegebene Adresszeichenfolge oder die Postleitzahl übermittelt, um die entsprechenden Vorschläge zu erhalten, unter Ausschluss jeglicher Nutzerkennung oder IP-Adresse.

Automatische Belegprüfung (kostenpflichtige Option): Aktiviert die Vermieterin diese Funktion, werden die betreffenden Belege (z. B. Haftpflichtnachweis oder Mietkaution) von einem Bildanalysemodell geprüft, das auf der eigenen Infrastruktur der DIZZUS GmbH in der Schweiz betrieben wird, allein um Art und Lesbarkeit des Dokuments zu prüfen. Diese Belege werden dabei an keinen Drittdienstleister übermittelt. Da sie besonders schützenswerte Daten im Sinne von Art. 5 lit. c DSG darstellen können, bleibt ihr Zugriff beschränkt und das Analyseergebnis ist nur ein Hinweis, ohne automatisierte Entscheidung mit Rechtsfolgen.

Für die Daten des Kontos des Vermieters (Identität, Kontaktdaten, Abonnement) ist die DIZZUS GmbH Verantwortliche für die Bearbeitung. Für die Daten, die der Vermieter zu seinen Mietern und Bewerbern erfasst, bestimmt der Vermieter die Zwecke und die Mittel: Der Vermieter ist Verantwortlicher für die Bearbeitung und imoz handelt als Auftragsbearbeiter im Sinne von Art. 9 DSG, das heisst, es bearbeitet diese Daten im Auftrag und nach Weisung des Vermieters. Den Vermietern kann ein Auftragsbearbeitungsvertrag angeboten werden, um diese Pflichten zu regeln.

imoz stellt dem Vermieter die Mittel zur Verfügung, um die betroffenen Personen im Zeitpunkt der Beschaffung zu informieren (Art. 19 DSG), zum Beispiel mit einem Hinweis bei der Einreichung einer Bewerbung. Mieter und Bewerber, die ein Recht an ihren Daten ausüben möchten, wenden sich grundsätzlich an den betreffenden Vermieter als Verantwortlichen für die Bearbeitung; imoz unterstützt diesen in seiner Eigenschaft als Auftragsbearbeiter nach den vereinbarten Modalitäten.

imoz verkauft oder vermietet keine Personendaten. Sie können an Auftragsbearbeiter weitergegeben werden, die für den Betrieb des Dienstes unbedingt erforderlich sind und jeweils durch einen Auftragsbearbeitungsvertrag gebunden sind.

Stripe, für die sichere Zahlung des Abonnements. Stripe, Inc. (Sitz in den USA) bearbeitet die Zahlungsdaten (Identität, Karten- oder IBAN-Daten, Beträge und Rechnungsdaten), um das Abonnement bei Ihrem Bankinstitut oder Kartenherausgeber einzuziehen. Diese Bearbeitung beinhaltet eine Übermittlung Ihrer Zahlungsdaten in die USA, einen Drittstaat im Sinne von Art. 16 DSG. imoz stellt sicher, dass diese Übermittlung durch anerkannte vertragliche Garantien (Standardvertragsklauseln) abgesichert ist, um ein angemessenes Schutzniveau im Sinne der Art. 16 und 17 DSG zu gewährleisten. Die Datenschutzerklärung von Stripe ist auf stripe.com verfügbar.

Resend (ein in der Europäischen Union niedergelassener Anbieter), für den Versand transaktionaler E-Mails: Einladungen von Mietern, Mietzinsmahnungen und Inverzugsetzungen, Benachrichtigungen über Anfragen und Nebenkostenabrechnungen. Resend bearbeitet die E-Mail-Adresse des Empfängers und den Inhalt der Nachricht. Die Europäische Union gehört zu den vom Bundesrat als angemessenes Schutzniveau anerkannten Staaten.

Cloudflare, für die Weiterleitung und den Schutz des Datenverkehrs. Der gesamte Datenverkehr der Website und der Anwendung (imoz.ch und deren Anwendungsschnittstelle) läuft über das Netzwerk der Cloudflare, Inc. (Sitz in den USA), die die Namensauflösung (DNS), die TLS-Verschlüsselung der Verbindungen, die bei Cloudflare terminiert wird, sowie den Schutz vor Angriffen und automatisierten Zugriffen besorgt, darunter den Dienst Turnstile auf dem Kontaktformular. Cloudflare bearbeitet zu diesem Zweck die IP-Adresse, die technischen Verbindungsdaten und, vorübergehend, den Inhalt des Austauschs zwischen dem Browser und imoz, ohne diese länger aufzubewahren, als es dieser Dienst erfordert. Diese Bearbeitung kann eine Bekanntgabe ins Ausland, nämlich in die USA, einen Drittstaat im Sinne von Art. 16 DSG, beinhalten; sie ist durch anerkannte Garantien abgesichert, nämlich das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, nach dem Cloudflare zertifiziert ist, oder ersatzweise Standardvertragsklauseln, im Sinne der Art. 16 und 17 DSG.

Die fortgeschrittene (AES) und qualifizierte (QES) elektronische Signatur der Urkunden, die dies erfordern, wird auf Skribble beruhen, einem in der Schweiz niedergelassenen Anbieter. Diese Funktion befindet sich in der Einführung und ist noch nicht aktiv; sobald sie es ist, wird Skribble die Identität und die Unterschrift der unterzeichnenden Person sowie das zu unterzeichnende Dokument bearbeiten.

Die Daten können zudem an Behörden weitergegeben werden, wenn das Gesetz dies vorschreibt. imoz führt ein aktuelles Verzeichnis seiner Bearbeitungen und seiner Auftragsbearbeiter.

Die Infrastruktur von imoz ist selbst gehostet: das Backend (PostgreSQL-Datenbank, Authentifizierung, Anwendungsoberfläche und Dateispeicher) läuft auf einem dedizierten Server, ohne Rückgriff auf eine von einem Dritten verwaltete externe Datenbank. Die Datensouveränität ist ein Leitprinzip des Projekts.

Dieser dedizierte Server wird von der DIZZUS GmbH selbst in der Schweiz betrieben; kein Dritthoster ist an der Bereitstellung oder am Betrieb der Infrastruktur beteiligt. Die Geschäftsdaten befinden sich somit in der Schweiz; die einzigen Bekanntgaben an Dienstleister sind die in Abschnitt 6 beschriebenen.

Die Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die verfolgten Zwecke erforderlich ist, und danach gelöscht oder anonymisiert. Ein wichtiger Vorbehalt gilt: Gemäss Art. 958f OR müssen die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege oder Unterlagen mit Beweiswert zehn Jahre aufbewahrt werden. Folglich können bestimmte Dokumente (Mietverträge, QR-Rechnungen, Bescheinigungen, Abrechnungen, Inverzugsetzungen und kanonische Kopien der Urkunden) nicht sofort auf Verlangen einer Person gelöscht werden, selbst bei Vorliegen eines gültigen Löschbegehrens: Sie werden mindestens bis zum Ablauf der gesetzlichen zehnjährigen Frist aufbewahrt, wobei ihr Zugang eingeschränkt wird, und danach anonymisiert oder gelöscht.

Verlässt ein Vermieter den Dienst, werden die Daten nicht unterschiedslos vernichtet: Die Löschung berücksichtigt die Rollen, sodass der Weggang des Vermieters den Mieter nicht des Zugangs zu seinem eigenen Mietvertrag beraubt, und die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen werden, soweit möglich, anonymisiert statt vernichtet. Die genauen Dauern nach Kategorie sind im Bearbeitungsverzeichnis dokumentiert.

Bewerbungsdossiers: die Unterlagen abgelehnter Bewerbungen (Identität, Situation, Einkommen, Belege) werden sechs Monate nach der Einreichung der Bewerbung automatisch gelöscht, vorbehältlich gegenteiliger gesetzlicher Pflichten oder eines hängigen Streitfalls. Angenommene Bewerbungen teilen das Schicksal der Daten des entsprechenden Mietvertrags. Da diese Dossiers besonders schützenswerte Daten im Sinne von Art. 5 Bst. c DSG enthalten können, ist ihr Zugriff während der gesamten Aufbewahrungsdauer beschränkt.

Gemäss DSG verfügt jede betroffene Person über die folgenden Rechte: Auskunft (Art. 25), die es erlaubt zu erfahren, ob Daten über sie bearbeitet werden, und eine Kopie davon zu erhalten, grundsätzlich kostenlos (Art. 25 Abs. 6); Berichtigung unrichtiger Daten; Löschung oder Vernichtung (Art. 25 Abs. 1), unter Vorbehalt der in Abschnitt 8 beschriebenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten; Datenherausgabe, das heisst die Aushändigung der Daten in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28); Widerspruch gegen eine Bearbeitung oder Widerruf einer Einwilligung.

imoz stellt eine Funktion für den vollständigen und wiederverwendbaren Export der Kontodaten zur Verfügung. Um diese Rechte auszuüben, richten Sie Ihr Gesuch über das Formular der Hilfeseite (imoz.ch/support) oder per Post an die DIZZUS GmbH, Chamerstrasse 172, 6300 Zug, Schweiz; eine angemessene Identitätsprüfung kann verlangt werden, um jede Offenlegung an einen Dritten zu vermeiden. imoz trifft keine automatisierten Einzelentscheidungen mit Rechtsfolgen (Art. 21 DSG): Der Abgleich der Zahlungen und die Mahnungen sind blosse Hilfsmittel ohne eigene rechtliche Tragweite. Eine Höflichkeitsmahnung kann dem Mieter nach einer auf die Fälligkeit folgenden Nachfrist automatisch zugestellt werden, während die Akte mit rechtlicher Tragweite, insbesondere die Inverzugsetzung und die Kündigung, niemals automatisch erfolgen und vom Vermieter ausgelöst oder bestätigt bleiben. Die betroffene Person kann sich schliesslich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) und gegebenenfalls an die Gerichte wenden.

imoz setzt angemessene technische und organisatorische Massnahmen um (Art. 8 DSG). Die Isolation zwischen den Vermietern beruht auf einer Zugriffskontrolle auf Zeilenebene der Datenbank (Row Level Security), die den einzigen Berechtigungsvertrag des Dienstes bildet und automatisierten Tests gegen Regressionen unterliegt. Die Kommunikation wird während der Übertragung verschlüsselt (TLS). Der Kontozugang ist durch eine Passwortrichtlinie mit Mindestlänge, Frequenzbeschränkungen für die Authentifizierungsversuche, den Sitzungsablauf bei Inaktivität und eine Abmeldung, die die zwischengespeicherten Daten löscht, geschützt. Sensible Operationen (zum Beispiel die Änderung der IBAN oder die Löschung des Kontos) erfordern eine erneute Authentifizierung im Zeitpunkt ihrer Ausführung. Sensible Änderungen werden protokolliert.

Im Falle einer Verletzung der Datensicherheit, die ein hohes Risiko für die betroffenen Personen mit sich bringt, folgt imoz einem Verfahren zur Meldung an den EDÖB und gegebenenfalls an die betroffenen Personen (Art. 24 DSG). Handelt imoz als Auftragsbearbeiter für die Daten von Mietern oder Bewerbern, meldet es dem verantwortlichen Vermieter jede ihm bekannte Verletzung möglichst rasch (Art. 24 Abs. 3 DSG).

imoz beschränkt Cookies und Tracker auf das für den Betrieb des Dienstes strikt Notwendige, zum Beispiel um die Sitzung des authentifizierten Nutzers aufrechtzuerhalten und die Sicherheit zu gewährleisten. Für die alleinige aggregierte Reichweitenmessung verwendet imoz Plausible Analytics, selbst gehostet durch die DIZZUS GmbH im Same-Origin-Verfahren (keine Übermittlung an Dritte), ohne Cookie und ohne individuelle Kennung: die Statistiken sind anonym und erlauben keine Identifizierung eines Besuchers, weshalb keine Einwilligung erforderlich ist. imoz teilt keine Navigationsdaten zu Profiling-Zwecken und verwendet keinen Werbe-Tracker. Die Weiterleitung und der Schutz des Datenverkehrs durch Cloudflare (siehe Abschnitt 6), einschliesslich Turnstile auf dem Kontaktformular, dienen ausschliesslich der Sicherheit des Dienstes: Cloudflare setzt dabei weder Werbe-Tracker noch Cookies zur Reichweitenmessung, und allfällige technische Cookies, die es verwendet, sind für diesen Zweck strikt notwendig.

Bestimmte Dokumente haben Beweiswert und sind mit einer öffentlichen Prüfseite unter imoz.ch/verify gefolgt von einer eindeutigen Kennung verbunden. Diese Kennung steht ausschliesslich im QR-Code, der auf dem Dokument selbst aufgedruckt ist: Die Seite ist somit nur für eine Person zugänglich, die das Dokument bereits besitzt; die Kennungen sind zufällig und können weder erraten noch aufgezählt werden.

Bei Fotos des Übergabeprotokolls zeigt die Seite das von imoz versiegelte Referenzbild sowie minimale Vergleichsangaben: das betroffene Objekt, den Raum und das Aufnahmedatum. Die Seite gibt an, ob das Foto aus einem von beiden Parteien unterzeichneten Übergabeprotokoll oder aus einem Entwurf stammt; die vollständige Identität der Parteien wird im Datensatz nur bei einem von beiden unterzeichneten Protokoll wiedergegeben, andernfalls wird der Name des Mieters auf seine Initialen reduziert. Die Unterschriften sind einfache elektronische Signaturen (SES), handschriftlich in Anwesenheit beider Parteien erfasst (Art. 267a OR). Diese Angaben stehen bereits auf dem vorgelegten Dokument; die Seite bestätigt lediglich dessen Echtheit und Integrität (SHA-256-Prüfsumme). Keine Mietvertragsdaten (Miete, Nebenkosten, Kaution), keine Kontaktdaten (Adresse, Telefon, E-Mail) und keine technische Kennung werden offengelegt.

Solange die gesetzliche Aufbewahrung für ein Dokument gilt, bleibt der Prüfpunkt erhalten, um seinen Beweiswert zu wahren. Wird das Vermieterkonto gelöscht oder werden ein Dokument und seine Prüfsumme nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht, gibt die entsprechende öffentliche Prüfung keine Information mehr zurück.

imoz kann die vorliegende Datenschutzerklärung ändern, namentlich um gesetzlichen, technischen Entwicklungen oder der Aktivierung neuer Auftragsbearbeiter Rechnung zu tragen. Massgebend ist die auf imoz.ch veröffentlichte Fassung. Im Falle einer wesentlichen Änderung werden die Nutzer auf geeignete Weise informiert. Das Datum der letzten Aktualisierung steht am Anfang der Seite.

Für Fragen zu dieser Richtlinie oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die DIZZUS GmbH, Chamerstrasse 172, 6300 Zug (Schweiz), UID CHE-469.903.322, per Post oder über das Formular der Hilfeseite (imoz.ch/support). Sie haben zudem das Recht, sich an den EDÖB zu wenden, die in der Schweiz zuständige Aufsichtsbehörde. Es gilt Schweizer Recht, vorbehältlich der gesetzlich vorgesehenen zwingenden Gerichtsstände.